Blog

Wirtualne biuro - jak skorzystać?


Wiele firm nie potrzebuje stacjonarnej siedziby dla swojej działalności gospodarczej. Prawo wymaga jednak podania adresu, pod którym będzie zarejestrowane przedsiębiorstwo i który będzie dostępny w rejestrach. Zatem, jeśli prowadzimy działalność online bądź wyłącznie z dojazdem do klienta, warto skorzystać z usług wirtualnego biura zamiast udostępniać swój adres prywatny.


Jak to zrobić? Wybór wirtualnego biura

Zanim zaczniemy korzystać z tego typu usług, warto zrobić dokładne rozeznanie na rynku i porównać oferty. W szczególności należy zwrócić uwagę na to, co obejmuje dana usługa - najlepiej, żeby było to nie tylko udostępnienie adresu, ale też profesjonalna asysta sekretarska. Taki pakiet stanowi ogromne odciążenie dla przedsiębiorców, ponieważ to personel wirtualnego biura przejmuje obsługę korespondencji, a nawet faxu oraz mini infolinii obejmującej przekazywanie podstawowych informacji. Nie bez znaczenia jest również lokalizacja, w tym np. bliskość metra, czy Urzędu Pocztowego.
Zdecydowanie wpływa to na wygodę i łatwość korzystania z usług wirtualnego biura.

Jak skorzystać z usług wirtualnego biura?

To bardzo proste! Jeśli już przeanalizujemy własne potrzeby oraz dostępne oferty, możemy przystąpić do podpisania umowy. Zazwyczaj dostępne są abonamenty kwartalne, półroczne czy też roczne - często dłuższy najem opłacony z góry oznacza jeszcze niższe koszty dla przedsiębiorcy.

Osoby rejestrujące firmę pod adresem wirtualnego biura w innym mieście, muszą jeszcze pamiętać o dopełnieniu pewnych innych formalności, choćby tych związanych z odpowiednimi zgłoszeniami w ZUS czy w Urzędzie Skarbowym.

Wirtualne biuro - dla kogo?


Niezależnie od charakteru prowadzonej działalności, każda firma musi dysponować adresem, który będzie wykorzystany między innymi do celów rejestracyjnych. Istnieją przedsiębiorstwa, które nie potrzebują fizycznej siedziby, ponieważ świadczą usługi w trybie online bądź wyłącznie bezposrednio u klientów. W takich przypadkach idealnie sprawdzi się instytucja wirtualnego biura.


Kto powinien skorzystać z usług wirtualnego biura?

Przede wszystkim jest to oferta dla podmiotów działających w branży online – są to między innymi wszystkie osoby, które do wykonywania codziennych obowiązków służbowych potrzebują jedynie prądu, komputera i dostępu do sieci, a tym samym mogą pracować z domu bądź dowolnego miejsca. Będą to zatem programiści, copywriterzy, graficy, osoby zajmujące się marketingiem online, przedsiębiorcy zajmujący się sprzedażą wyłącznie internetową, a także osoby prowadzące działalność gospodarczą wymagającą spotkań poza siedzibą firmy (na przykład hydraulicy, ekipy sprzątające, itp.).

Kto jeszcze może skorzystać z wirtualnego biura?

Tak naprawdę nie ma większych ograniczeń w tej kwestii. Należy jedynie pamiętać, że usługa ta nie jest przeznaczona dla firm prowadzących działalność, która wiąże się z koniecznością fizycznej obecności pracowników w biurze, a także z wizytami klientów bądź kontrahentów.

Poza tymi przypadkami z wirtualnego biura mogą skorzystać wszelkiego rodzaju firmy, które potrzebują adresu wyłącznie dla celów formalnych. Dzięki tej usłudze nie trzeba rejestrować firmy we własnym domu czy mieszkaniu i borykać się ze związanymi z tym niedogodnościami. Nie trzeba również wynajmować stacjonarnego biura, którego najem i utrzymanie oznacza spore, comiesięczne koszty, a także dodatkowe obowiązki, co jest szczególnie ważne dla tych przedsiębiorców, którzy są na początku swojej drogi w biznesie. Dlatego jest to rozwiązanie dla przedsiębiorców, którym zależy na ekonomicznych rozwiązaniach.

Wirtualne biuro - Warszawa

Do założenia firmy niezbędne jest złożenie wniosku w odpowiednim rejestrze bądź urzędzie (w zależności od wybranej formy działalności gospodarczej). Wniosek ten musi zawierać szereg istotnych informacji, takich jak na przykład siedziba firmy. Nawet podmioty działające online muszą wskazać adres, pod którym będzie zarejestrowana działalność. Dla niektórych przedsiębiorców bywa to problematyczne, dlatego z pomocą przychodzi wirtualne biuro w Warszawie.

Na czym polega wynajem wirtualnego biura?

Usługa ta dedykowana jest przedsiębiorcom, którzy nie potrzebują biura stacjonarnego. Adres biura wirtualnego będzie widniał we wszelkich rejestrach, będzie także służył do korespondencji z klientami czy też urzędami. Jest to rozwiązanie polecane w szczególności freelancerom oraz przedsiębiorcom z branży e-commerce i świadczącym usługi poza siedzibą firmą. Dzięki wirtualnemu adresowi nie ma konieczności rejestrowania działalności w prywatnym domu czy mieszkaniu i udostępniania tej lokalizacji do informacji publicznej.

Więcej niż wirtualne biuro

ProNumerica oferuje nie tylko udostępnienie adresu w wygodnej lokalizacji w Warszawie. Za niewielką dopłatą można również skorzystać z profesjonalnej asysty sekretarskiej. Oznacza to nie tylko przekazywanie korespondencji, ale też obsługę infolinii - możemy stworzyć specjalny numer telefonu dla danej firmy i udzielać rozmówcom informacji na jej temat.

Dlaczego warto wynająć adres wirtualny dla firmy?

Rozwiązanie to oznacza szereg korzyści dla przedsiębiorcy. Mowa o korzyściach nie tylko finansowych.

1. Wygodna lokalizacja

Wiele firm tak naprawdę nie potrzebuje stacjonarnej siedziby ze względu na charakter prowadzonej działalności (usługi świadczone online bądź u klienta). Jednak wskazywanie w rejestrach prywatnego domu czy mieszkania może być kłopotliwe i wiązać się z opodatkowaniem miejsca zamieszkania podatkiem od nieruchomości z uwzględnieniem stawek przewidzianych dla budynków i budowli wykorzystywanych na cele działalności godpodarczej, które są znacząco wyższe. Unikamy także mieszania się korespondencji służbowej z prywatną. Co więcej, działalność zarejestrowana w małej, nieznanej miejscowości w mieszkaniu może nie wzbudzać zaufania klientów i kontrahentów. Wszystkie te problemy rozwiązuje wirtualny adres firmy w Warszawie. Lokalizacja w nowoczesnym budynku w stolicy może pozytywnie wpływać na postrzeganie przedsiębiorstwa.

2. Brak kosztów związanych z wynajmem biura stacjonarnego

Wynajęcie lokalu wiąże się z comiesięcznym czynszem (który w stolicy bywa wyjątkowo wysoki), ale nie tylko. Do tego należy doliczyć również rachunki za wodę, prąd, internet, wynagrodzenie ochrony, obsługi sekretariatu i wiele innych kosztów. W zależności od wielkości lokalu, koszty te mogą wynosić kilka, a nawet kilkanaście tysięcy złotych miesięcznie. W przypadku biura wirtualnego są znacząco niższe, co jest niezwykle ważne zwłaszcza w przypadku młodych inicjatyw takich jak start-up'y.

3. Brak obowiązków związanych z prowadzeniem biura stacjonarnego

Biuro stacjonarne wiąże się nie tylko z wysokimi kosztami utrzymania, ale też licznymi obowiązkami. Należy zadbać między innymi o regularne serwisowanie urządzeń, ochronę przeciwpożarową, bieżące naprawianie usterek, ochronę osób i mienia (np. poprzez system monitoringu i zatrudnienie pracowników ochrony). Konieczne jest ponadto zatrudnienie osoby, która zajmie się organizacją pracy w biurze oraz obsługą korespondencji. Skorzystanie z adresu wirtualnego oznacza brak tego typu obowiązków, a tym samym oszczędność czasu i pieniędzy.

4. Oszczędność czasu

Siedziba stacjonarna wiąże się z wieloma obowiązkami, a to oznacza konieczność poświęcenia czasu na dodatkowe sprawy. W biznesie każda minuta jest na wagę złota, dlatego lepiej zainwestować swój czas w rozwój firmy. Biuro wirtualne stanowi ogromne odciążenie dla przedsiębiorców, którzy mogą w pełni skupić się na swojej działalności - kwestią adresu oraz obsługi korespondencji zajmie się profesjonalny zespół ProNumerica. Adres wirtualny dla firmy to przede wszystkim maksymalna redukcja kosztów, ciekawa i wygodna lokalizacja, a także profesjonalna asysta sekretarska. To wszystko przekłada się na oszczędność czasu oraz pieniędzy, a tym samym szansę na rozwój działalności. Zachęcamy do kontaktu i skorzystania z usług ProNumerica - jesteśmy po to, by wspierać przedsiębiorców! Wasz sukces jest naszym sukcesem.

Jakie problemy rozwiązuje wirtualne biuro?

Przed przedsiębiorcami każdego dnia stoi wiele wyzwań związanych nie tylko bezpośrednio z rozwojem firmy, ale też organizacją pracy. Mowa między innymi o przyjaznej przestrzeni do wykonywania codziennych obowiązków, dbaniu o wizerunek firmy, optymalizacji kosztów i nie tylko. Jednym z rozwiązań, które ułatwi prowadzenie biznesu, jest wirtualne biuro. Sprawdzi się ono w przypadku działalności jednoosobowych, a także firm pracujących w trybie home office. Dlaczego warto postawić na wirtualne biuro? Odpowiedź jest prosta: ponieważ rozwiązuje ono wiele problemów przedsiębiorców - szczególnie tych, którzy dopiero stawiają pierwsze kroki we własnym biznesie.

1. Adres

Każda firma musi mieć oficjalny adres, na który będzie zarejestrowana. Wykorzystywanie w tym celu prywatnego adresu nie jest dobrym rozwiązaniem - nie jest to ani profesjonalne, ani wygodne. Lokalizacja siedziby w centrum dużego miasta będzie znacznie lepiej postrzegana niż w prywatnym mieszkaniu.

2. Koszty

Szczególnie początkujący przedsiębiorcy muszą liczyć się ze sporymi kosztami. Dlatego warto poszukać oszczędności. Wynajem lokalu oznacza spore wydatki – czynsz, media, utrzymanie czystości, prace naprawcze, ochrona, sekretariat... W przypadku biura wirtualnego płacimy zaledwie kilkadziesiąt złotych miesięcznie, co oznacza niesamowite oszczędności w skali roku – a pieniądze te można zainwestować w rozwój firmy. Wirtualne biuro rozwiązuje ponadto problem związany z kosztami i czasem dojazdów do firmy.

3. Elastyczność czasu pracy

Obostrzenia wynikające z pandemii Covid-19 spowodowały, że wiele firm zdecydowało się na wprowadzenie elastycznego czasu pracy oraz pracy zdalnej. Liczne badania pokazują, że pracownicy cenią sobie wykonywanie obowiązków zawodowych w dogodnym dla siebie miejscu i czasie, co wpływa pozytywnie na ich wydajność. Po co więc przepłacać i utrzymywać stacjonarną siedzibę, skoro pracownicy chętnie pracują z domu bądź kawiarni? Oczywiście, to nie wszystkie problemy, które rozwiązuje wirtualne biuro. Przedstawiliśmy te, które naszym zdaniem są najważniejsze z punktu widzenia przede wszystkim przedsiębiorców.

Zalety wirtualnego biura

1. Minimalizacja kosztów utrzymania biura

W przypadku siedziby stacjonarnej przedsiębiorca musi liczyć się z kosztami związanymi nie tylko z czynszem oraz opłatami za zużyte media. Dochodzą do tego również wydatki na prace naprawcze i serwisowe, utrzymanie czystości, nierzadko też na zatrudnienie ochrony. Co więcej, konieczne jest także zatrudnienie osoby zarządzającej biurem i prowadzącej sekretariat. A to oznacza, że miesięczne koszty utrzymania stacjonarnej siedziby firmy mogą wynosić od kilku do nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych.

Wirtualne biuro oznacza rezygnację z omówionych wyżej kosztów. Obowiązuje tutaj zazwyczaj stała kwota, która wynosi średnio kilkadziesiąt złotych na miesiąc. Oczywiście, koszty te mogą być nieco wyższe w zależności od zakresu usług. Możliwe jest bowiem nie tylko wynajęcie adresu, ale też asysta sekretarska.

2. Wygodna lokalizacja firmy + obsługa korespondencji

Każde przedsiębiorstwo musi wykazać oficjalny adres, na który będzie zarejestrowana działalność. W przypadku małych firm oraz freelencerów czy też usług z sektora e-commerce często takim adresem jest prywatny dom/mieszkanie właściciela. Nie jest to dobre rozwiązanie, ponieważ lokalizacja ta staje się ogólnodostępna - w domu mogą pojawiać się niespodziewani goście (na przykład niezadowoleni klienci), a korespondencja służbowa miesza się z prywatną. Co więcej, adres w małej, nieznanej miejscowości nie wygląda atrakcyjnie dla potencjalnych klientów i nie wzbudza zaufania. Wirtualne biuro zlokalizowane jest w wygodnej i łatwo dostępnej lokalizacji miasta, co zdecydowanie wpływa na wizerunek firmy wśród klientów i kontrahentów. Firma zarejestrowana w centrum dużego miasta z pewnością wzbudza większe zaufanie, aniżeli ta zarejestrowana w prywatnym mieszkaniu w nieznanej nikomu miejscowości. Dodatkowo, w ramach wirtualnego biura można skorzystać z kompleksowej obsługi korespondencji, co oznacza znaczne odciążenie w codziennych obowiązkach.

Różnice pomiędzy biurem wirtualnym a stacjonarnym

Coraz więcej osób decyduje się na założenie własnej działalności gospodarczej. Szczególnie jest to widoczne chociażby w branży e-commerce, gdzie sprzedaż prowadzona jest wyłącznie online, a firma zarejestrowana na prywatne mieszkanie. Jednak nikt nie lubi, gdy domowy spokój zakłócają mu niespodziewane wizyty klientów, którzy adres znaleźli w ogólnodostępnych rejestrach. Dlatego lepiej wynająć biuro – przyniesie to szereg korzyści zarówno dla samego właściciela przedsiębiorstwa, jak i wizerunku jego firmy. Do wyboru mamy dwie opcje, tj. biuro wirtualne oraz stacjonarne.

Biuro wirtualne a stacjonarne

Różnica jest kolosalna. W przypadku biura stacjonarnego mamy stałe miejsce, w którym mieści się siedziba firmy i w którym dostępni są jej pracownicy, jest to także miejsce spotkań z klientami. W przypadku biura wirtualnego natomiast mamy do czynienia tak naprawdę z udostępnieniem adresu na potrzeby rejestracji firmy oraz korespondencji z klientami bądź kontrahentami. Oczywiście, w zależności od zakresu współpracy można liczyć nie tylko na udostępnienie adresu w prestiżowej lokalizacji, ale też asystę sekretarską na miejscu.

Biuro stacjonarne

O rodzaju wynajmowanego biura decyduje przede wszystkim charakter branży. W wielu zawodach nie jest bowiem możliwa praca w trybie home office i niezbędna jest codzienna obecność pracowników w siedzibie firmy. W takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem jest długoterminowy wynajem lokalu stacjonarnego, które będzie stanowić nie tylko miejsce wykonywania codziennych obowiązków zawodowych, ale też przestrzeń zawsze dostępną dla klientów i kontrahentów. Warto przy tym wybrać prestiżową lokalizację w nowoczesnym budynku, co zdecydowanie wpłynie pozytywnie na wizerunek firmy. Należy przy tym pamiętać, że wynajem siedziby stacjonarnej wiąże się z dodatkowymi obowiązkami. Mowa nie tylko o opłacaniu czynszu (tutaj cena rośnie nie tylko w zależności od powierzchni lokalu, ale też lokalizacji) i rachunków za media, ale też zadbaniu o utrzymanie porządku (regularne sprzątanie oraz prace naprawcze i konserwacyjne). Konieczne jest też zatrudnienie sekretarki czy też innej osoby odpowiedzialnej za prowadzenie biura na co dzień. Nierzadko dochodzą do tego również koszty zatrudnienia ochrony.

Biuro wirtualne

To rozwiązanie cieszy się niegasnącą popularnością od wielu lat. Wybierają je przede wszystkim przedstawiciele branży e-commerce, freelancerzy, zagraniczne spółki, firmy szkoleniowe, doradcy podatkowi i nie tylko. Usługa wirtualnego biura polega na udostępnieniu adresu w prestiżowej lokalizacji – adres ten można wykorzystać do rejestracji firmy, a także korespondencji służbowej. Jest on postrzegany przez klientów i kontrahentów zdecydowanie lepiej aniżeli adres prywatnego domu czy mieszkania (szczególnie jeśli znajduje się on w małej miejscowości). Co więcej, dostępne są usługi w pakiecie z asystą sekretarską, co oznacza, że nie ma konieczności osobistego odbierania poczty – zajmą się tym przedstawiciele wirtualnego sekretariatu, którzy nie tylko odbiorą korespondencję, ale także przekażą ją przedsiębiorcom. Możliwe jest również udostępnienie specjalnego numeru dostępnego dla klientów firmy zarejestrowanej pod wirtualnym adresem – numer ten będzie obsługiwany w ramach asysty sekretarskiej. Problemem może być tutaj natomiast kwestia wizyt klientów - dlatego to rozwiązanie polecane jest firmom, których działalność nie wiąże się z bezpośrednim kontaktem z klientami, a jedynie poprzez e-mail, telefon bądź tradycyjną pocztę.

Biuro stacjonarne czy wirtualne – co wybrać?

Jak już wspomnieliśmy, wszystko zależy od charakteru branży oraz trybu pracy. Tam, gdzie to możliwe, polecamy jednak adres wirtualny ze względu na znaczne odciążenie przedsiębiorcy nie tylko finansowe, ale także w zakresie obsługi korespondencji. Przed podjęciem decyzji warto dobrze przemyśleć takie aspekty jak:

1. Charakter branży i kwestia dostępności siedziby firmy dla klientów.
2. Koszty i dodatkowe obowiązki związane z wynajmem biura.
3. Wpływ lokalizacji siedziby firmy na jej wizerunek.