Blog

Jakie problemy rozwiązuje wirtualne biuro?

Przed przedsiębiorcami każdego dnia stoi wiele wyzwań związanych nie tylko bezpośrednio z rozwojem firmy, ale też organizacją pracy. Mowa między innymi o przyjaznej przestrzeni do wykonywania codziennych obowiązków, dbaniu o wizerunek firmy, optymalizacji kosztów i nie tylko. Jednym z rozwiązań, które ułatwi prowadzenie biznesu, jest wirtualne biuro. Sprawdzi się ono w przypadku działalności jednoosobowych, a także firm pracujących w trybie home office. Dlaczego warto postawić na wirtualne biuro? Odpowiedź jest prosta: ponieważ rozwiązuje ono wiele problemów przedsiębiorców - szczególnie tych, którzy dopiero stawiają pierwsze kroki we własnym biznesie.

1. Adres

Każda firma musi mieć oficjalny adres, na który będzie zarejestrowana. Wykorzystywanie w tym celu prywatnego adresu nie jest dobrym rozwiązaniem - nie jest to ani profesjonalne, ani wygodne. Lokalizacja siedziby w centrum dużego miasta będzie znacznie lepiej postrzegana niż w prywatnym mieszkaniu.

2. Koszty

Szczególnie początkujący przedsiębiorcy muszą liczyć się ze sporymi kosztami. Dlatego warto poszukać oszczędności. Wynajem lokalu oznacza spore wydatki – czynsz, media, utrzymanie czystości, prace naprawcze, ochrona, sekretariat... W przypadku biura wirtualnego płacimy zaledwie kilkadziesiąt złotych miesięcznie, co oznacza niesamowite oszczędności w skali roku – a pieniądze te można zainwestować w rozwój firmy. Wirtualne biuro rozwiązuje ponadto problem związany z kosztami i czasem dojazdów do firmy.

3. Elastyczność czasu pracy

Obostrzenia wynikające z pandemii Covid-19 spowodowały, że wiele firm zdecydowało się na wprowadzenie elastycznego czasu pracy oraz pracy zdalnej. Liczne badania pokazują, że pracownicy cenią sobie wykonywanie obowiązków zawodowych w dogodnym dla siebie miejscu i czasie, co wpływa pozytywnie na ich wydajność. Po co więc przepłacać i utrzymywać stacjonarną siedzibę, skoro pracownicy chętnie pracują z domu bądź kawiarni? Oczywiście, to nie wszystkie problemy, które rozwiązuje wirtualne biuro. Przedstawiliśmy te, które naszym zdaniem są najważniejsze z punktu widzenia przede wszystkim przedsiębiorców.

Zalety wirtualnego biura

1. Minimalizacja kosztów utrzymania biura

W przypadku siedziby stacjonarnej przedsiębiorca musi liczyć się z kosztami związanymi nie tylko z czynszem oraz opłatami za zużyte media. Dochodzą do tego również wydatki na prace naprawcze i serwisowe, utrzymanie czystości, nierzadko też na zatrudnienie ochrony. Co więcej, konieczne jest także zatrudnienie osoby zarządzającej biurem i prowadzącej sekretariat. A to oznacza, że miesięczne koszty utrzymania stacjonarnej siedziby firmy mogą wynosić od kilku do nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych.

Wirtualne biuro oznacza rezygnację z omówionych wyżej kosztów. Obowiązuje tutaj zazwyczaj stała kwota, która wynosi średnio kilkadziesiąt złotych na miesiąc. Oczywiście, koszty te mogą być nieco wyższe w zależności od zakresu usług. Możliwe jest bowiem nie tylko wynajęcie adresu, ale też asysta sekretarska.

2. Wygodna lokalizacja firmy + obsługa korespondencji

Każde przedsiębiorstwo musi wykazać oficjalny adres, na który będzie zarejestrowana działalność. W przypadku małych firm oraz freelencerów czy też usług z sektora e-commerce często takim adresem jest prywatny dom/mieszkanie właściciela. Nie jest to dobre rozwiązanie, ponieważ lokalizacja ta staje się ogólnodostępna - w domu mogą pojawiać się niespodziewani goście (na przykład niezadowoleni klienci), a korespondencja służbowa miesza się z prywatną. Co więcej, adres w małej, nieznanej miejscowości nie wygląda atrakcyjnie dla potencjalnych klientów i nie wzbudza zaufania. Wirtualne biuro zlokalizowane jest w wygodnej i łatwo dostępnej lokalizacji miasta, co zdecydowanie wpływa na wizerunek firmy wśród klientów i kontrahentów. Firma zarejestrowana w centrum dużego miasta z pewnością wzbudza większe zaufanie, aniżeli ta zarejestrowana w prywatnym mieszkaniu w nieznanej nikomu miejscowości. Dodatkowo, w ramach wirtualnego biura można skorzystać z kompleksowej obsługi korespondencji, co oznacza znaczne odciążenie w codziennych obowiązkach.

Różnice pomiędzy biurem wirtualnym a stacjonarnym

Coraz więcej osób decyduje się na założenie własnej działalności gospodarczej. Szczególnie jest to widoczne chociażby w branży e-commerce, gdzie sprzedaż prowadzona jest wyłącznie online, a firma zarejestrowana na prywatne mieszkanie. Jednak nikt nie lubi, gdy domowy spokój zakłócają mu niespodziewane wizyty klientów, którzy adres znaleźli w ogólnodostępnych rejestrach. Dlatego lepiej wynająć biuro – przyniesie to szereg korzyści zarówno dla samego właściciela przedsiębiorstwa, jak i wizerunku jego firmy. Do wyboru mamy dwie opcje, tj. biuro wirtualne oraz stacjonarne.

Biuro wirtualne a stacjonarne

Różnica jest kolosalna. W przypadku biura stacjonarnego mamy stałe miejsce, w którym mieści się siedziba firmy i w którym dostępni są jej pracownicy, jest to także miejsce spotkań z klientami. W przypadku biura wirtualnego natomiast mamy do czynienia tak naprawdę z udostępnieniem adresu na potrzeby rejestracji firmy oraz korespondencji z klientami bądź kontrahentami. Oczywiście, w zależności od zakresu współpracy można liczyć nie tylko na udostępnienie adresu w prestiżowej lokalizacji, ale też asystę sekretarską na miejscu.

Biuro stacjonarne

O rodzaju wynajmowanego biura decyduje przede wszystkim charakter branży. W wielu zawodach nie jest bowiem możliwa praca w trybie home office i niezbędna jest codzienna obecność pracowników w siedzibie firmy. W takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem jest długoterminowy wynajem lokalu stacjonarnego, które będzie stanowić nie tylko miejsce wykonywania codziennych obowiązków zawodowych, ale też przestrzeń zawsze dostępną dla klientów i kontrahentów. Warto przy tym wybrać prestiżową lokalizację w nowoczesnym budynku, co zdecydowanie wpłynie pozytywnie na wizerunek firmy. Należy przy tym pamiętać, że wynajem siedziby stacjonarnej wiąże się z dodatkowymi obowiązkami. Mowa nie tylko o opłacaniu czynszu (tutaj cena rośnie nie tylko w zależności od powierzchni lokalu, ale też lokalizacji) i rachunków za media, ale też zadbaniu o utrzymanie porządku (regularne sprzątanie oraz prace naprawcze i konserwacyjne). Konieczne jest też zatrudnienie sekretarki czy też innej osoby odpowiedzialnej za prowadzenie biura na co dzień. Nierzadko dochodzą do tego również koszty zatrudnienia ochrony.

Biuro wirtualne

To rozwiązanie cieszy się niegasnącą popularnością od wielu lat. Wybierają je przede wszystkim przedstawiciele branży e-commerce, freelancerzy, zagraniczne spółki, firmy szkoleniowe, doradcy podatkowi i nie tylko. Usługa wirtualnego biura polega na udostępnieniu adresu w prestiżowej lokalizacji – adres ten można wykorzystać do rejestracji firmy, a także korespondencji służbowej. Jest on postrzegany przez klientów i kontrahentów zdecydowanie lepiej aniżeli adres prywatnego domu czy mieszkania (szczególnie jeśli znajduje się on w małej miejscowości). Co więcej, dostępne są usługi w pakiecie z asystą sekretarską, co oznacza, że nie ma konieczności osobistego odbierania poczty – zajmą się tym przedstawiciele wirtualnego sekretariatu, którzy nie tylko odbiorą korespondencję, ale także przekażą ją przedsiębiorcom. Możliwe jest również udostępnienie specjalnego numeru dostępnego dla klientów firmy zarejestrowanej pod wirtualnym adresem – numer ten będzie obsługiwany w ramach asysty sekretarskiej. Problemem może być tutaj natomiast kwestia wizyt klientów - dlatego to rozwiązanie polecane jest firmom, których działalność nie wiąże się z bezpośrednim kontaktem z klientami, a jedynie poprzez e-mail, telefon bądź tradycyjną pocztę.

Biuro stacjonarne czy wirtualne – co wybrać?

Jak już wspomnieliśmy, wszystko zależy od charakteru branży oraz trybu pracy. Tam, gdzie to możliwe, polecamy jednak adres wirtualny ze względu na znaczne odciążenie przedsiębiorcy nie tylko finansowe, ale także w zakresie obsługi korespondencji. Przed podjęciem decyzji warto dobrze przemyśleć takie aspekty jak:

1. Charakter branży i kwestia dostępności siedziby firmy dla klientów.
2. Koszty i dodatkowe obowiązki związane z wynajmem biura.
3. Wpływ lokalizacji siedziby firmy na jej wizerunek.