Artykuły:
Biuro Wirtualne i jego rola w zakresie przełamywania barier rozwojowych dla nowych
przedsięwzięć
Tworzenie nowych przedsięwzięć niesie za sobą dużo kosztów, szczególnie na samym początku prowadzenia
działalności. Stąd też wzmożone zapotrzebowanie na usługi outsourcingu. Przykładowo, założenie i utrzymanie własnego
biura dla firm, które wcale nie potrzebują mieć własnej, fizycznej siedziby, to niemały koszt. Dlatego właśnie tak dużą
popularnością cieszą się Biura Wirtualne, nazywane również e-biurami. Samo pojęcie usługi narodziło się w Stanach
Zjednoczonych w 1994 roku. Nowatorskie rozwiązanie daje wiele możliwości i udogodnień dla nowych przedsięwzięć.
Biuro Wirtualne - korzyści
Opłacalna forma prowadzenia firmy pozwala na oszczędność środków. Tradycyjna forma prowadzenia działalności wraz z
wynajmowaniem powierzchni biurowych bywa dość kosztowne, szczególnie w stolicy oraz w wielu innych dużych
miastach. Decydując się na korzystanie z Wirtualnego Biura w centrum wielkiego miasta, Twoja firma zyskuje adres
potencjalnie atrakcyjny dla nowych klientów, co jednocześnie pozwala stworzyć profesjonalny wizerunek
przedsiębiorstwa.
Ponadto, Biuro Wirtualne to nie jedynie skrzynka pocztowa, ale kompleksowa usługa zapewniająca przedsiębiorcom
obsługę sekretarsko-biurową. Jest to profesjonalne wsparcie dla pracy zdalnej. Jednocześnie, nie musisz martwić się, że nie
otrzymasz swojej korespondencji. Sekretariat obsługiwany przez wysokiej klasy specjalistów bezzwłocznie informuje
o otrzymaniu nowych listów czy rachunków oraz wysyła skany lub przesyła oryginały kurierem albo pocztą na wskazany
adres.
Dużą zaletą takiego rozwiązania jest brak konieczności obecności pracowników w Wirtualnym Biurze. Usługa doskonale
sprawdza się nie tylko w przypadku nowych przedsięwzięć, ale również osób pracujących zdalnie czy freelancerów,
a nawet przedsiębiorców zagranicznych, którym zależy na polskim adresie.
Efektywność Biur Wirtualnych
Wraz z dynamicznym rozwojem rynku i możliwości, które oferują innowacyjne technologie, obserwujemy
wzrost zainteresowania outsourcingiem usług biurowych. Dziś korzystanie z biur wirtualnych to nie tylko rozwiązanie
dla nowych przedsiębiorców, ale także dla freelancerów oraz firm z różnych branż, szukających sprawdzonych sposobów
na zminimalizowanie kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Wysokie koszty wynajmu przestrzeni biurowej, szczególnie
w dużych miastach, przyczyniły się do wzrostu popularności biur wirtualnych. Dodatkowo, pandemia COVID-19 sprawiła,
że wiele firm przeniosło się do pracy zdalnej. W tym kontekście, biura wirtualne często okazują się sprawniejsze
od ich odpowiedników zarządzanych przez władze samorządowe.
Biuro Wirtualne a odpowiedniki Samorządowe
Biura wirtualne świadczą usługi na zasadach dopasowanych do potrzeb przedsiębiorstw, które z nich korzystają.
Dzięki tej w pełni legalnej usłudze, firmy zyskują nie tylko natychmiastowy profesjonalny adres biznesowy,
ale także cenną i przydatną asystę sekretarską. Wykwalifikowana kadra kompleksowo prowadzi sekretariat firmy,
przejmując opiekę nad korespondencją. Wszelkie listy, rachunki i przesyłki są przekazywane przedsiębiorcy wybraną drogą.
Częśto też oprócz adresu, istnieje możliwość stworzenia specjalnego numeru telefonu, na który kontaktować się mogą klienci i kontrahenci.
Sekretariat działa jako infolinia, informująca interesantów o niezbędnych informacjach dotyczących przedsiębiorstwa.
W przeciwieństwie do biur wirtualnych, samorządowe odpowiedniki w postaci inkubatorów, które świadczą podobne usługi, są często
ograniczone przez formalności oraz mniej efektywne organizacyjnie.
Biura wirtualne, jako przedsięwzięcia prywatne, oferują bardziej nowoczesne, kompleksowe i indywidualne podejście,
lepiej dostosowane do dynamicznych potrzeb współczesnych firm. Dzięki elastyczności i skuteczności, biura wirtualne zdobywają przewagę
nad ich odpowiednikami wspieranymi przez władze samorządowe.
Biuro Wirtualne: jak to działa w praktyce?
Być może masz już firmę lub myślisz nad jej założeniem i zastanawiasz się, na czym faktycznie polega usługa Biura
Wirtualnego? Obejmuje ona przede wszystkim udostępnienie adresu na potrzeby rejestracji siedziby firmy. Zakładając
działalność, prawo wymaga podania adresu, pod którym zarejestrowane będzie przedsiębiorstwo i który dostępny będzie
w rejestrach. Jeśli nie chcemy rejestrować firmy na adres domowy lub z innych przyczyn zależy nam na adresie we
wskazanej lokalizacji, to zdecydowanie się na takie rozwiązanie jest bardzo atrakcyjną opcją.
Korzystanie z outsourcingu to rozwiązanie, które z roku na rok cieszy się coraz większą popularnością zarówno wśród
nowych przedsiębiorców, jak i szybko rozwijających się firm polskich i zagranicznych. Biuro Wirtualne dla firmy pozwala
zredukować wydatki ponoszone za wynajem powierzchni, a jednocześnie ograniczyć koszty związane z zarządzaniem
sekretariatem. Zastanawiasz się, jak Biuro Wirtualne działa w praktyce? Zapraszamy do lektury!
Jak korzystać z usług Biura Wirtualnego?
WB pozwalają zarejestrować pod swoim adresem każdy rodzaj działalności, włącznie z tymi podlegającymi wpisowi do
CEIDG oraz tymi, dla których obowiązkiem jest figurowanie w KRS. Po przeanalizowaniu oferty, możemy przystąpić do
podpisania umowy. Od tego momentu całość kierowanej do danego podmiotu korespondencji trafia pod wskazany adres
firmy, skąd jest odbierana i przekazywana we wskazany przez właściciela adres drogą mailową lub pocztą.
Osoby rejestrujące firmę w innym mieście muszą dodatkowo pamiętać o dopełnieniu innych formalności, które obejmują
m.in. odpowiednie zgłoszenia w ZUS czy w Urzędzie Skarbowym. Co ważne, podatek VAT i podatek dochodowy
odprowadza się do Urzędu Skarbowego zgodnego z miejscem zamieszkania właściciela jako osoby fizycznej.
Proces zawarcia umowy z Biurem Wirtualnym jest bardzo prosty. W umowie zamieszczane są wszelkie dane kontaktowe,
a sam dokument opatrzony zostaje podpisem obu stron. W związku z tym, że BW zobowiązuje się również do odbioru,
obsługi i przekazywania korespondencji niezbędne są pewne pełnomocnictwa i oświadczenia. Najczęściej nadaje się
pełnomocnictwo pocztowe, umożliwiające odbiór korespondencji, w tym listów poleconych oraz za potwierdzeniem
odbioru.
Nadmierne regulacje prawne jako przejaw barier dla nowych przedsięwzięć
Założenie i prowadzenie własnej działalności gospodarczej wiąże się nie tylko z dużą odpowiedzialnością, ale również
wieloma problemami. Pozapłacowe koszty pracy, nadmiar obowiązków biurokratycznych oraz wysokie podatki to tylko
kilka z wielu przeszkód dla osób, które planują założyć firmę. Nadmierne regulacje prawne to ewidentny przejaw barier dla
nowych przedsięwzięć. Generowanie takich barier może z kolei doprowadzić do zachwiania konkurencyjną pozycją
polskiej gospodarki w odniesieniu do innych państw, takich jak Estonia.
Jakie przeszkody i problemy czekają na nowych przedsiębiorców?
Największą bolączką osób, które chcą prowadzić własną działalność, są formalności. Dziś część formalności można
wykonać online, niemniej jednak w celu załatwienia części z nich należy udać się do odpowiedniego urzędu. Chociaż
samo uzupełnienie wniosku o rejestrację firmy nie jest skomplikowane, to nowi przedsiębiorcy mogą mieć problem z
wypełnieniem sekcji dotyczących prowadzonej księgowości czy opodatkowania działalności, a także adresów, które
należy podać w dokumencie. Jednym ze sprawdzonych i legalnych sposobów poradzenia sobie z problemem adresu, jest
skorzystanie z usług Biura Wirtualnego, które oferuje nie tylko atrakcyjne adresy, ale również obsługę sekretariatu.
Zarówno Federacja Przedsiębiorców Polskich (PFF), jak i Centrum Analiz Legislacyjnych i Polityki Ekonomicznej (CALPE)
sugerują, że należy wprowadzić bardziej przejrzyste zasady formułowania aktów legislacyjnych, a docelowo powinno
istnieć jedno, spójne źródło urzędowe o aktach prawnych. W ich mniemaniu to nie tylko zawiłe przepisy, ale również
liczne i częste nowelizacje wpływają na sprawność prowadzenia działalności, szczególnie w przypadku raczkujących
przedsiębiorców.
Według badania Maison & Partners dla Związku Przedsiębiorców i Pracodawców, styczeń 2019, N: 733, spory procent,
bo aż ponad połowa ankietujących, wskazuje wysokie podatki (57%) oraz koszty pracy (52%) jako przeszkody
w prowadzeniu działalności, a aż 88% badanych uznaje niejasne przepisy prawne za istotną barierę dla rozwoju
przedsiębiorstw w Polsce. Korzystanie z usług Biura Wirtualnego może również przyczynić się do obniżenia kosztów
związanych z prowadzeniem działalności. Wybierając Biuro Wirtualne, nie musisz opłacać wynajmu biura stacjonarnego.
Nowa Ekonomia - Rewolucja Przemysłowa 4.0
Od pewnego czasu obserwujemy proces transformacji technologicznej i organizacyjnej przedsiębiorstw, który obejmuje:
- integrację łańcucha wartości,
- wprowadzenie nowych modeli biznesowych,
- cyfryzację produktów,
a tym samym odmiejscowienie miejsca świadczenia usług w jego tradycyjnym rozumieniu. Ważnym elementem tej transformacji jest rozwój usług wirtualnych biur, które umożliwiają firmom operowanie bez potrzeby posiadania fizycznej siedziby, co przekłada się na większą elastyczność i oszczędności. Proces ten jest częściowo powiązany z tzw. Czwartą Rewolucją Przemysłową. Poniżej znajdziesz więcej informacji na ten temat.
Czwarta Rewolucja Przemysłowa - co to?
Ogólnie rzecz biorąc, jest to pojęcie odnoszące się do Rewolucji Przemysłowej, czyli procesu zmian technologicznych, gospodarczych oraz społecznych i kulturalnych, zapoczątkowanego w XVII wieku w Anglii i Szkocji. Wtedy przemiana ta dotyczyła przejścia od gospodarki opartej na rolnictwie i produkcji manufakturowej (lub rzemieślniczej) do gospodarki opierającej się przede wszystkim na mechanicznej produkcji fabrycznej na skalę przemysłową.
Dziś jej "czwarta" odsłona dotyczy innego aspektu transformacji, która obecnie ma miejsce. Sam termin pochodzi z projektu niemieckiego rządu - Industrie 4.0. Po raz pierwszy użyty został w 2011 roku podczas międzynarodowych targów Hannover Messe. Oficjalny początek rewolucji przypisuje się jednak rokowi 2013, kiedy opublikowany został raport końcowy z prac grupy roboczej w RFN, zajmującej się przygotowaniem zaleceń w zakresie inteligentnego przemysłu. W raporcie znalazły się między innymi informacje o:
- rozwoju maszyn i urządzeń, które potrafią autonomicznie wymieniać informacje,
- projektowaniu inteligentnych fabryk i produktów,
- doskonaleniu procesów twórczych.
Czwarta rewolucja przemysłowa, znana również jako Przemysł 4.0, to termin określający zmiany w zakresie:
- planowania,
- produkcji,
- eksploatacji,
- serwisu
- systemów produkcyjnych.
Obejmuje ona zastosowanie mobilnej technologii komputerowej oraz informatycznej, która ma ogromny wpływ nie tylko na samą gospodarkę, ale także na tworzenie nowych miejsc pracy (które można liczyć w milionach) oraz zapotrzebowanie na nowe kwalifikacje i umiejętności pracowników. Usługi wirtualnych biur stanowią kluczowy aspekt tej rewolucji, ponieważ umożliwiają przedsiębiorstwom działanie na globalną skalę bez fizycznych ograniczeń lokalizacyjnych, przyspieszając w ten sposób procesy decyzyjne i operacyjne.
Era robotyzacji i automatyzacji
Jest to możliwe dzięki wykorzystaniu innowacyjnych technologii oraz zasobów danych. Bardzo ważnym aspektem jest również zapewnienie komunikacji w sieci pomiędzy maszynami, urządzeniami i ludźmi. Według Europejskiego Centrum Wspierania Zaawansowanej
Produkcji wspomniana transformacja obejmuje siedem etapów (https://przemyslprzyszlosci.gov.pl/tag/przemysl-4-0/) :
Zaawansowanie technologiczne: Uwzględnia elastyczne systemy produkcyjne, które potrafią dostosowywać się do zmian w zakresie liczby i kategorii produktów.
Współdzielenie informacji: Dotyczy procesu wytwarzania przez maszyny, produkty i ludzi.
Zasady gospodarki: Skupia się na pełnym wykorzystaniu surowców i zmniejszeniu emisji.
End-to-End Customer Focused Engineering: Realizacja oczekiwań klientów wobec wyrobów.
Skupienie się na człowieku: Wzmocnienie organizacji i budowa sensownego środowiska pracy.
Smart Manufacturing: Dotyczy zastosowania zintegrowanych systemów reagujących w czasie rzeczywistym na zmienne warunki.
Fabryka otwarta: Rozumienie potrzeb wszystkich uczestników łańcucha wartości.
Z kolei według PwC czwarta rewolucja odbywa się w trzech etapach (https://www.parp.gov.pl/storage/publications/pdf/Czwarta-rewolucja-przemysowa_200730.pdf):
Etap algorytmów (algorithm wave): Trwa obecnie i obejmuje początek lat 20. XXI wieku. Bazuje na automatyzacji prostych zadań obliczeniowych i analizie danych ustrukturyzowanych w takich dziedzinach jak informacja, finanse czy komunikacja.
Etap rozszerzenia (augmentation wave): Także obecnie trwa. Obejmuje automatyzację powtarzalnych zadań (np. wymiana informacji, komunikowanie się, wypełnianie formularzy) oraz analizę statystyczną nieustrukturyzowanych danych w środowiskach częściowo kontrolowanych (roboty, bezzałogowe samoloty).
Etap autonomii (autonomy wave): Rozpocznie się w latach 30. Dotyczy automatyzacji pracy fizycznej oraz czynności manualnych, które wykonywane są przez pracowników. Częściowo mają one zostać zastąpione przez roboty i maszyny (np. pojazdy bez kierowców).
W kontekście rozwoju Przemysłu 4.0, usługi wirtualnych biur symbolizują nowe podejście do organizacji pracy i działalności gospodarczej, które są oparte na elastyczności, zwinności oraz możliwościach technologicznych. Umożliwiają one firmom nie tylko obniżenie kosztów operacyjnych, ale także szybkie dostosowanie się do zmieniających się warunków rynkowych.
Wirtualne biuro - jak skorzystać?
Wiele firm nie potrzebuje stacjonarnej siedziby dla swojej działalności gospodarczej. Prawo wymaga jednak podania
adresu, pod którym będzie zarejestrowane przedsiębiorstwo i który będzie dostępny w rejestrach. Zatem, jeśli
prowadzimy działalność online bądź wyłącznie z dojazdem do klienta, warto skorzystać z usług wirtualnego biura zamiast
udostępniać swój adres prywatny.
Jak to zrobić? Wybór wirtualnego biura
Zanim zaczniemy korzystać z tego typu usług, warto zrobić dokładne rozeznanie na rynku i porównać oferty. W
szczególności należy zwrócić uwagę na to, co obejmuje dana usługa - najlepiej, żeby było to nie tylko udostępnienie
adresu, ale też profesjonalna asysta sekretarska. Taki pakiet stanowi ogromne odciążenie dla przedsiębiorców, ponieważ
to personel wirtualnego biura przejmuje obsługę korespondencji, a nawet faxu oraz mini infolinii obejmującej
przekazywanie podstawowych informacji. Nie bez znaczenia jest również lokalizacja, w tym np. bliskość metra, czy Urzędu Pocztowego.
Zdecydowanie wpływa to na wygodę i łatwość korzystania z usług wirtualnego biura.
Jak skorzystać z usług wirtualnego biura?
To bardzo proste! Jeśli już przeanalizujemy własne potrzeby oraz dostępne oferty, możemy przystąpić do podpisania
umowy. Zazwyczaj dostępne są abonamenty kwartalne, półroczne czy też roczne - często dłuższy najem opłacony z góry
oznacza jeszcze niższe koszty dla przedsiębiorcy.
Osoby rejestrujące firmę pod adresem wirtualnego biura w innym mieście, muszą jeszcze pamiętać o dopełnieniu pewnych innych
formalności, choćby tych związanych z odpowiednimi zgłoszeniami w ZUS czy w Urzędzie Skarbowym.
Wirtualne biuro - dla kogo?
Niezależnie od charakteru prowadzonej działalności, każda firma musi dysponować adresem, który będzie
wykorzystany między innymi do celów rejestracyjnych. Istnieją przedsiębiorstwa, które nie potrzebują fizycznej
siedziby, ponieważ świadczą usługi w trybie online bądź wyłącznie bezposrednio u klientów.
W takich przypadkach idealnie sprawdzi się instytucja wirtualnego biura.
Kto powinien skorzystać z usług wirtualnego biura?
Przede wszystkim jest to oferta dla podmiotów działających w branży online – są to między innymi wszystkie osoby,
które do wykonywania codziennych obowiązków służbowych potrzebują jedynie prądu, komputera i dostępu do sieci,
a tym samym mogą pracować z domu bądź dowolnego miejsca. Będą to zatem programiści, copywriterzy, graficy,
osoby zajmujące się marketingiem online, przedsiębiorcy zajmujący się sprzedażą wyłącznie internetową,
a także osoby prowadzące działalność gospodarczą wymagającą spotkań poza siedzibą firmy
(na przykład hydraulicy, ekipy sprzątające, itp.).
Kto jeszcze może skorzystać z wirtualnego biura?
Tak naprawdę nie ma większych ograniczeń w tej kwestii. Należy jedynie pamiętać, że usługa ta nie jest przeznaczona
dla firm prowadzących działalność, która wiąże się z koniecznością fizycznej obecności pracowników w biurze, a także z
wizytami klientów bądź kontrahentów.
Poza tymi przypadkami z wirtualnego biura mogą skorzystać wszelkiego rodzaju firmy, które potrzebują adresu wyłącznie
dla celów formalnych. Dzięki tej usłudze nie trzeba rejestrować firmy we własnym domu czy mieszkaniu i borykać się ze
związanymi z tym niedogodnościami. Nie trzeba również wynajmować stacjonarnego biura, którego najem i utrzymanie
oznacza spore, comiesięczne koszty, a także dodatkowe obowiązki, co jest szczególnie ważne dla tych przedsiębiorców,
którzy są na początku swojej drogi w biznesie. Dlatego jest to rozwiązanie dla przedsiębiorców,
którym zależy na ekonomicznych rozwiązaniach.
Wirtualne biuro - Warszawa
Do założenia firmy niezbędne jest złożenie wniosku w odpowiednim rejestrze bądź urzędzie
(w zależności od wybranej formy działalności gospodarczej). Wniosek ten musi zawierać
szereg istotnych informacji, takich jak na przykład siedziba firmy.
Nawet podmioty działające online muszą wskazać adres, pod którym będzie zarejestrowana
działalność. Dla niektórych przedsiębiorców bywa to problematyczne,
dlatego z pomocą przychodzi wirtualne biuro w Warszawie.
Na czym polega wynajem wirtualnego biura?
Usługa ta dedykowana jest przedsiębiorcom, którzy nie potrzebują biura stacjonarnego. Adres biura wirtualnego będzie widniał we wszelkich rejestrach,
będzie także służył do korespondencji z klientami czy też urzędami. Jest to rozwiązanie polecane w szczególności freelancerom
oraz przedsiębiorcom z branży e-commerce i świadczącym usługi poza siedzibą firmą. Dzięki wirtualnemu adresowi nie ma
konieczności rejestrowania działalności w prywatnym domu czy mieszkaniu i udostępniania tej lokalizacji do informacji publicznej.
Więcej niż wirtualne biuro
ProNumerica oferuje nie tylko udostępnienie adresu w wygodnej lokalizacji w Warszawie.
Za niewielką dopłatą można również skorzystać z profesjonalnej asysty sekretarskiej.
Oznacza to nie tylko przekazywanie korespondencji, ale też obsługę infolinii - możemy
stworzyć specjalny numer telefonu dla danej firmy i udzielać rozmówcom informacji na jej
temat.
Dlaczego warto wynająć adres wirtualny dla firmy?
Rozwiązanie to oznacza szereg korzyści dla przedsiębiorcy. Mowa o korzyściach nie tylko finansowych.
1. Wygodna lokalizacja
Wiele firm tak naprawdę nie potrzebuje stacjonarnej siedziby ze względu na charakter prowadzonej
działalności (usługi świadczone online bądź u klienta). Jednak wskazywanie w rejestrach
prywatnego domu czy mieszkania może być kłopotliwe i wiązać się z opodatkowaniem miejsca zamieszkania podatkiem
od nieruchomości z uwzględnieniem stawek przewidzianych dla budynków i budowli wykorzystywanych na cele działalności
godpodarczej, które są znacząco wyższe. Unikamy także mieszania się korespondencji służbowej z prywatną. Co więcej, działalność zarejestrowana w małej, nieznanej
miejscowości w mieszkaniu może nie wzbudzać zaufania klientów i kontrahentów. Wszystkie te problemy rozwiązuje
wirtualny adres firmy w Warszawie. Lokalizacja w nowoczesnym budynku w stolicy może pozytywnie wpływać na postrzeganie
przedsiębiorstwa.
2. Brak kosztów związanych z wynajmem biura stacjonarnego
Wynajęcie lokalu wiąże się z comiesięcznym czynszem (który w stolicy bywa wyjątkowo wysoki), ale nie tylko. Do tego
należy doliczyć również rachunki za wodę, prąd, internet, wynagrodzenie ochrony, obsługi sekretariatu i wiele innych
kosztów. W zależności od wielkości lokalu, koszty te mogą wynosić kilka, a nawet kilkanaście tysięcy złotych miesięcznie.
W przypadku biura wirtualnego są znacząco niższe, co jest niezwykle ważne zwłaszcza w przypadku młodych inicjatyw takich jak start-up'y.
3. Brak obowiązków związanych z prowadzeniem biura stacjonarnego
Biuro stacjonarne wiąże się nie tylko z wysokimi kosztami utrzymania, ale też licznymi obowiązkami. Należy zadbać
między innymi o regularne serwisowanie urządzeń, ochronę przeciwpożarową, bieżące naprawianie usterek, ochronę
osób i mienia (np. poprzez system monitoringu i zatrudnienie pracowników ochrony). Konieczne jest ponadto zatrudnienie
osoby, która zajmie się organizacją pracy w biurze oraz obsługą korespondencji. Skorzystanie z adresu wirtualnego
oznacza brak tego typu obowiązków, a tym samym oszczędność czasu i pieniędzy.
4. Oszczędność czasu
Siedziba stacjonarna wiąże się z wieloma obowiązkami, a to oznacza konieczność poświęcenia czasu na dodatkowe
sprawy. W biznesie każda minuta jest na wagę złota, dlatego lepiej zainwestować swój czas w rozwój firmy. Biuro
wirtualne stanowi ogromne odciążenie dla przedsiębiorców, którzy mogą w pełni skupić się na swojej działalności -
kwestią adresu oraz obsługi korespondencji zajmie się profesjonalny zespół ProNumerica.
Adres wirtualny dla firmy to przede wszystkim maksymalna redukcja kosztów, ciekawa i wygodna lokalizacja, a także
profesjonalna asysta sekretarska. To wszystko przekłada się na oszczędność czasu oraz pieniędzy, a tym samym szansę
na rozwój działalności. Zachęcamy do kontaktu i skorzystania z usług ProNumerica - jesteśmy po to, by wspierać
przedsiębiorców! Wasz sukces jest naszym sukcesem.
Jakie problemy rozwiązuje wirtualne biuro?
Przed przedsiębiorcami każdego dnia stoi wiele wyzwań związanych nie tylko bezpośrednio z rozwojem firmy, ale też
organizacją pracy. Mowa między innymi o przyjaznej przestrzeni do wykonywania codziennych obowiązków, dbaniu
o wizerunek firmy, optymalizacji kosztów i nie tylko. Jednym z rozwiązań, które ułatwi prowadzenie biznesu, jest wirtualne
biuro. Sprawdzi się ono w przypadku działalności jednoosobowych, a także firm pracujących w trybie home office.
Dlaczego warto postawić na wirtualne biuro? Odpowiedź jest prosta: ponieważ rozwiązuje ono wiele problemów
przedsiębiorców - szczególnie tych, którzy dopiero stawiają pierwsze kroki we własnym biznesie.
1. Adres
Każda firma musi mieć oficjalny adres, na który będzie zarejestrowana. Wykorzystywanie w tym celu prywatnego adresu
nie jest dobrym rozwiązaniem - nie jest to ani profesjonalne, ani wygodne.
Lokalizacja siedziby w centrum dużego miasta będzie znacznie lepiej postrzegana niż w prywatnym mieszkaniu.
2. Koszty
Szczególnie początkujący przedsiębiorcy muszą liczyć się ze sporymi kosztami. Dlatego warto poszukać oszczędności.
Wynajem lokalu oznacza spore wydatki – czynsz, media, utrzymanie czystości, prace naprawcze, ochrona, sekretariat...
W przypadku biura wirtualnego płacimy zaledwie kilkadziesiąt złotych miesięcznie, co oznacza niesamowite oszczędności
w skali roku – a pieniądze te można zainwestować w rozwój firmy.
Wirtualne biuro rozwiązuje ponadto problem związany z kosztami i czasem dojazdów do firmy.
3. Elastyczność czasu pracy
Obostrzenia wynikające z pandemii Covid-19 spowodowały, że wiele firm zdecydowało się na wprowadzenie
elastycznego czasu pracy oraz pracy zdalnej. Liczne badania pokazują, że pracownicy cenią sobie wykonywanie
obowiązków zawodowych w dogodnym dla siebie miejscu i czasie, co wpływa pozytywnie na ich wydajność. Po co więc
przepłacać i utrzymywać stacjonarną siedzibę, skoro pracownicy chętnie pracują z domu bądź kawiarni?
Oczywiście, to nie wszystkie problemy, które rozwiązuje wirtualne biuro. Przedstawiliśmy te, które naszym zdaniem są
najważniejsze z punktu widzenia przede wszystkim przedsiębiorców.
Zalety wirtualnego biura
1. Minimalizacja kosztów utrzymania biura
W przypadku siedziby stacjonarnej przedsiębiorca musi liczyć się z kosztami związanymi nie tylko z czynszem oraz
opłatami za zużyte media. Dochodzą do tego również wydatki na prace naprawcze i serwisowe, utrzymanie czystości,
nierzadko też na zatrudnienie ochrony. Co więcej, konieczne jest także zatrudnienie osoby zarządzającej biurem
i prowadzącej sekretariat. A to oznacza, że miesięczne koszty utrzymania stacjonarnej siedziby firmy mogą wynosić od
kilku do nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych.
Wirtualne biuro oznacza rezygnację z omówionych wyżej kosztów. Obowiązuje tutaj zazwyczaj stała kwota, która wynosi
średnio kilkadziesiąt złotych na miesiąc. Oczywiście, koszty te mogą być nieco wyższe w zależności od zakresu usług.
Możliwe jest bowiem nie tylko wynajęcie adresu, ale też asysta sekretarska.
2. Wygodna lokalizacja firmy + obsługa korespondencji
Każde przedsiębiorstwo musi wykazać oficjalny adres, na który będzie zarejestrowana działalność. W przypadku małych
firm oraz freelencerów czy też usług z sektora e-commerce często takim adresem jest prywatny dom/mieszkanie
właściciela. Nie jest to dobre rozwiązanie, ponieważ lokalizacja ta staje się ogólnodostępna - w domu mogą pojawiać się
niespodziewani goście (na przykład niezadowoleni klienci), a korespondencja służbowa miesza się z prywatną. Co więcej,
adres w małej, nieznanej miejscowości nie wygląda atrakcyjnie dla potencjalnych klientów i nie wzbudza zaufania.
Wirtualne biuro zlokalizowane jest w wygodnej i łatwo dostępnej lokalizacji miasta, co zdecydowanie wpływa na wizerunek firmy wśród
klientów i kontrahentów. Firma zarejestrowana w centrum dużego miasta z pewnością wzbudza większe zaufanie, aniżeli
ta zarejestrowana w prywatnym mieszkaniu w nieznanej nikomu miejscowości. Dodatkowo, w ramach wirtualnego biura
można skorzystać z kompleksowej obsługi korespondencji, co oznacza znaczne odciążenie w codziennych obowiązkach.
Różnice pomiędzy biurem wirtualnym a stacjonarnym
Coraz więcej osób decyduje się na założenie własnej działalności gospodarczej. Szczególnie jest to widoczne chociażby
w branży e-commerce, gdzie sprzedaż prowadzona jest wyłącznie online, a firma zarejestrowana na prywatne
mieszkanie. Jednak nikt nie lubi, gdy domowy spokój zakłócają mu niespodziewane wizyty klientów, którzy adres znaleźli
w ogólnodostępnych rejestrach. Dlatego lepiej wynająć biuro – przyniesie to szereg korzyści zarówno dla samego
właściciela przedsiębiorstwa, jak i wizerunku jego firmy. Do wyboru mamy dwie opcje, tj. biuro wirtualne oraz stacjonarne.
Biuro wirtualne a stacjonarne
Różnica jest kolosalna. W przypadku biura stacjonarnego mamy stałe miejsce, w którym mieści się siedziba firmy i
w którym dostępni są jej pracownicy, jest to także miejsce spotkań z klientami. W przypadku biura wirtualnego natomiast
mamy do czynienia tak naprawdę z udostępnieniem adresu na potrzeby rejestracji firmy oraz korespondencji z klientami
bądź kontrahentami. Oczywiście, w zależności od zakresu współpracy można liczyć nie tylko na udostępnienie adresu
w prestiżowej lokalizacji, ale też asystę sekretarską na miejscu.
Biuro stacjonarne
O rodzaju wynajmowanego biura decyduje przede wszystkim charakter branży. W wielu zawodach nie jest bowiem
możliwa praca w trybie home office i niezbędna jest codzienna obecność pracowników w siedzibie firmy. W takiej sytuacji
najlepszym rozwiązaniem jest długoterminowy wynajem lokalu stacjonarnego, które będzie stanowić nie tylko miejsce
wykonywania codziennych obowiązków zawodowych, ale też przestrzeń zawsze dostępną dla klientów i kontrahentów.
Warto przy tym wybrać prestiżową lokalizację w nowoczesnym budynku, co zdecydowanie wpłynie pozytywnie na
wizerunek firmy.
Należy przy tym pamiętać, że wynajem siedziby stacjonarnej wiąże się z dodatkowymi obowiązkami. Mowa nie tylko
o opłacaniu czynszu (tutaj cena rośnie nie tylko w zależności od powierzchni lokalu, ale też lokalizacji) i rachunków za
media, ale też zadbaniu o utrzymanie porządku (regularne sprzątanie oraz prace naprawcze i konserwacyjne). Konieczne
jest też zatrudnienie sekretarki czy też innej osoby odpowiedzialnej za prowadzenie biura na co dzień. Nierzadko
dochodzą do tego również koszty zatrudnienia ochrony.
Biuro wirtualne
To rozwiązanie cieszy się niegasnącą popularnością od wielu lat. Wybierają je przede wszystkim przedstawiciele branży
e-commerce, freelancerzy, zagraniczne spółki, firmy szkoleniowe, doradcy podatkowi i nie tylko. Usługa wirtualnego biura
polega na udostępnieniu adresu w prestiżowej lokalizacji – adres ten można wykorzystać do rejestracji firmy, a także
korespondencji służbowej. Jest on postrzegany przez klientów i kontrahentów zdecydowanie lepiej aniżeli adres
prywatnego domu czy mieszkania (szczególnie jeśli znajduje się on w małej miejscowości).
Co więcej, dostępne są usługi w pakiecie z asystą sekretarską, co oznacza, że nie ma konieczności osobistego
odbierania poczty – zajmą się tym przedstawiciele wirtualnego sekretariatu, którzy nie tylko odbiorą korespondencję, ale
także przekażą ją przedsiębiorcom. Możliwe jest również udostępnienie specjalnego numeru dostępnego dla klientów
firmy zarejestrowanej pod wirtualnym adresem – numer ten będzie obsługiwany w ramach asysty sekretarskiej.
Problemem może być tutaj natomiast kwestia wizyt klientów - dlatego to rozwiązanie polecane jest firmom, których
działalność nie wiąże się z bezpośrednim kontaktem z klientami, a jedynie poprzez e-mail, telefon bądź tradycyjną pocztę.
Biuro stacjonarne czy wirtualne – co wybrać?
Jak już wspomnieliśmy, wszystko zależy od charakteru branży oraz trybu pracy. Tam, gdzie to możliwe, polecamy jednak
adres wirtualny ze względu na znaczne odciążenie przedsiębiorcy nie tylko finansowe, ale także w zakresie obsługi
korespondencji. Przed podjęciem decyzji warto dobrze przemyśleć takie aspekty jak:
1. Charakter branży i kwestia dostępności siedziby firmy dla klientów.
2. Koszty i dodatkowe obowiązki związane z wynajmem biura.
3. Wpływ lokalizacji siedziby firmy na jej wizerunek.